Assistant de Direction du Maire Dgs et Elus - Marsillargues H/F - 30

Apporter une aide permanente au Maire et au DGS en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers.

- Organiser les agendas du Maire et du DGS et prendre les rendez-vous et organiser les déplacements du Maire et du DGS
- Relais d'information descendants et ascendants
- Renseigner les interlocuteurs par téléphone et par mail
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers/courriels
- Etablir les rétroplannings des instances municipales (conseil municipal, commissions)
- Rédiger les ordres du jour du conseil municipal en concertation avec le Maire et le DGS
- Collecter auprès des services les points à inscrire à l'ordre du jour des instances
- Rédiger les convocations des conseils municipaux et respecter les délais de transmissions des convocations et pièces avant la réunion
- Rédiger les notes de synthèse
- Etablir les dossiers des conseils municipaux
- Participation systématique aux séances du conseil municipal
- Rédiger des délibérations
- Rédiger les PV et listes des délibérations examinées en séance (ex-compte-rendu)
- Gestion de la dématérialisation des délibérations et décisions du maire et documents annexes, de la préparation à la transmission au contrôle de légalité (puis transmission aux services concernés)
- Publication sur le site internet et la borne tactile des délibérations, décisions et des documents des séances du conseil
- Tenue et classement des registres des délibérations et décisions du Maire
- Prendre des notes durant les réunions des chefs de service pour la rédaction des comptes-rendus
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Rédiger des courriers
- Rédiger des discours du Maire et des textes à paraître dans le bulletin municipal
- Rechercher des informations pour le montage de dossiers ; vérification des informations notamment réglementaires
- Suivi des dossiers administratifs
- Gestion des parapheurs (transmission à M. le DGS puis M. le Maire et retour dans les services)